Les obligations légales de conservation de documents pèsent lourd sur les TPE et PME. Factures clients, bulletins de salaire, contrats : vous devez tout garder entre 5 et 10 ans. Mais où stocker ces archives quand vos bureaux manquent déjà de place ?
Le stockage en box professionnel est devenu la solution standard pour les entreprises rennaises : sécurisé, conforme RGPD, et 3-4 fois moins cher qu’un bureau supplémentaire.
Dans ce guide, découvrez : les obligations légales de conservation, comment calculer vos besoins, organiser vos archives, et choisir la meilleure solution à Rennes.
Les obligations légales de conservation
Durées de conservation obligatoires
Documents comptables et fiscaux :
- Factures clients/fournisseurs : 10 ans
- Livres comptables : 10 ans
- Déclarations fiscales : 6 ans minimum
- Justificatifs : 10 ans
Documents sociaux :
- Bulletins de salaire : 5 ans (employeur)
- Registre du personnel : 5 ans après départ
- Contrats de travail : 5 ans après fin
- Documents accidents travail : 5 ans
Documents commerciaux :
- Contrats commerciaux : 5 ans
- Bons de commande/livraison : 10 ans
- Correspondance commerciale : 5 ans
Documents juridiques :
- Statuts société : 5 ans après dissolution
- PV assemblées : 5 ans
- Registres décisions : Durée vie société + 5 ans
= Des mètres cubes de papier à conserver !
Les risques du non-respect
Sanctions fiscales : Absence de justificatifs = redressement impossible à contester. Amendes : 5 000 à 10 000€ mini.
Sanctions sociales : Contrôle URSSAF sans bulletins = redressement maximum. Coût potentiel : 10 000 à 100 000€ selon taille.
Sanctions commerciales : Litige client sans contrat/BL = aucune défense.
Sanctions juridiques : Procès sans documents = perte garantie.
= Stocker correctement = protection juridique et financière
Calculer vos besoins de stockage archives
Volume par type d’entreprise
Micro-entreprise / Freelance (1-2 ans activité) :
- 20-50 classeurs/boîtes archives
- Besoin : 3-5m² (62-97€/mois)
TPE 1-5 salariés (3-5 ans activité) :
- 50-150 boîtes archives
- Besoin : 8-10m² (135-160€/mois)
PME 5-15 salariés (5-10 ans activité) :
- 150-400 boîtes archives
- Besoin : 15-18m² (244-282€/mois)
Profession libérale (médecin, avocat, comptable) :
- Dossiers clients volumineux
- Obligations strictes
- Besoin : 10-15m² (160-244€/mois)
Formule de calcul approximative
Nombre d’années activité × 10 boîtes archives/an
Exemple :
- Entreprise 8 ans activité
- 8 × 10 = 80 boîtes
- 1 m² = environ 25-30 boîtes archives bien rangées
- 80 boîtes = 3m² mini, 5m² confortable
- Box recommandé : 5-8m²
Optimisation du stockage
Boîtes archives standardisées
- Format uniforme = empilement parfait
- Gain de place : 30-40%
Rangement vertical
- Étagères métalliques jusqu’à 2,5m
- Gain : 100-150% vs sol uniquement
Destruction documents anciens
- Vérifier durées légales écoulées
- Détruire ce qui est périmé (RGPD !)
- Gain : libère 20-40% espace
Numérisation
- Scanner documents moins consultés
- Stocker versions papier si obligation légale
- Accès facilité
Organisation optimale des archives
Système de classement efficace
Par année fiscale
- 1 zone = 1 année
- Facilite recherche et purge
Par type de document
- Compta / Social / Commercial / Juridique
- Sous-zones claires
Étiquetage systématique
- Chaque boîte étiquetée : contenu + année
- Police grande et lisible
- Codes couleur optionnels
Plan d’archivage
- Document Excel listant : n° boîte, contenu, emplacement
- Trouvez n’importe quoi en 2 min
Rangement physique
Zone consultation fréquente (30%)
- 2-3 dernières années
- Accessible facilement
Zone consultation occasionnelle (50%)
- Années 3-7
- Accès normal
Zone conservation légale (20%)
- Années 8-10
- En hauteur ou au fond
Sécurité et confidentialité
Boîtes fermées
- Confidentialité documents clients
- Protection poussière
Inventaire précis
- Listez toutes les boîtes
- Pour assurance et contrôle
Traçabilité accès
- Notez qui accède et quand
- Conformité RGPD
Conformité RGPD pour archives
Les obligations
Protection des données personnelles Archives contiennent souvent :
- Noms, adresses clients
- Informations salariés
- Données sensibles
= Protection maximale obligatoire
Durée de conservation limitée Ne gardez pas au-delà des obligations légales. Destruction après délais = obligation RGPD.
Sécurité physique
- Accès restreint
- Traçabilité
- Protection vol/perte
Park Ha Box = conforme RGPD
Accès contrôlé :
- Badge nominatif
- Traçabilité complète
- Vous seul accédez
Sécurité maximale :
- Vidéosurveillance 24/7
- Site clos
- Serrures Sensorberg
Environnement adapté :
- Sec (pas de dégradation documents)
- Propre
- Stable
= Conformité garantie pour audits
Park Ha Box : solution archives professionnelles
Park Ha Box, ouverture 8 janvier 2026, propose l’environnement idéal pour vos archives.
Boxes adaptés archives
Box 8m² – 135€/mois TPE 1-3 salariés, 150-200 boîtes
Box 10m² – 160€/mois ⭐ TPE 3-5 salariés, 200-250 boîtes
Box 15m² – 244€/mois PME 5-10 salariés, 350-400 boîtes
Box 18m² – 282€/mois PME 10-15 salariés, 450-500 boîtes
Environnement professionnel
Sec et propre : Vos documents se conservent parfaitement. Pas d’humidité = pas de dégradation.
Bien éclairé : LED dans chaque box. Trouvez documents facilement.
Accessible : 7j/7 de 6h à 22h. Venez consulter archives quand besoin.
Économie vs bureau
Comparatif 10m² sur 12 mois :
Bureau supplémentaire Rennes :
- Loyer : 150-200€/m²/an
- 10m² = 1 500-2 000€/an
- Charges (50-100€/m²/an) : 500-1 000€
- Total : 2 000-3 000€/an
Park Ha Box :
- 12 × 160€ = 1 920€/an
- Tout inclus
- Économie : 80-1 080€/an
+ Vous libérez bureau pour usage productif !
Déductibilité fiscale
100% déductible :
- Loyer box archives
- Aménagement (étagères)
- Trajets accès archives
Box 10m² : 1 920€/an déductible Économie fiscale (IS 25%) : 480€ Coût réel net : 1 440€/an (120€/mois)
= Solution ultra-rentable
Services pros
✅ Accès 7j/7 de 6h à 22h ✅ Parking gratuit (transporter cartons) ✅ Chariots fournis ✅ Prises électriques (scan documents sur place) ✅ Traçabilité accès (RGPD) ✅ Sécurité maximale
FAQ Stockage Archives Rennes
Puis-je consulter archives régulièrement ?
Oui, accès 7j/7 de 6h à 22h.
Contrôle fiscal imminent ? Litige client ? Venez chercher les documents nécessaires.
Mes documents sont-ils assurés ?
Votre RC Pro devrait couvrir.
Vérifiez avec votre assureur que stockage hors bureaux est couvert.
Valeur archives élevée ? Assurance spécifique recommandée.
Combien de temps puis-je stocker ?
Aussi longtemps que nécessaire.
Contrat sans engagement. Certains clients conservent 10-15 ans pour anciennes archives.
Puis-je donner accès à mon comptable/avocat ?
Oui avec Sensorberg.
Partagez accès temporaire via app :
- Comptable vient chercher documents
- Avocat consulte dossier
- Révocable à tout moment
Traçabilité complète = conformité RGPD
Que faire des archives périmées ?
Destruction sécurisée obligatoire.
Ne jetez jamais documents confidentiels poubelle normale !
Options :
- Broyeur bureau (petites quantités)
- Prestataire destruction sécurisée (grandes quantités)
Gardez certificat destruction (RGPD).
Stockage Archives Rennes : l’essentiel
Conserver documents = obligation légale. Mal le faire = risques financiers énormes.
Le stockage en box professionnel = solution standard :
✅ Conforme obligations légales (conservation 5-10 ans) ✅ Conforme RGPD (sécurité + traçabilité) ✅ 3-4× moins cher que bureau (économie 1 000-2 000€/an) ✅ 100% déductible fiscalement ✅ Libère espace bureau
Coûts réels :
- Box 10m² : 160€/mois = 1 920€/an
- Déduction fiscale : -480€
- Coût net : 120€/mois
VS risque redressement 10 000-100 000€ = évident !
Park Ha Box : spécialiste archives pros Rennes
✅ Environnement optimal (sec, propre) ✅ Conforme RGPD (traçabilité, sécurité) ✅ Accès pro (7j/7, 6h-22h) ✅ Prix déductibles ✅ Sans engagement
Protégez votre entreprise, archivez intelligemment !
📞 02 99 00 06 53 💻 parkhabox.com 📍 21A La Croix Rouge, Châteaubourg
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